DIGITALISIERUNG

Wer glaubt, dass wir mit Digitalisierung das bloße einscannen von Belegen oder Dokumenten jeglicher Art beschreiben, irrt sich.

 

Wir möchten Ihr Unternehmen in Zeiten des „Digitalen Wandel“, also der „Digitalen Transformation“ begleiten.

 

Digitalisierung fängt bei der Umwandlung von analogen Information, physischen Objekten oder Ereignissen in digitalen Repräsentationen an und hört bei den durch die Digitalisierung hervorgerufenen Veränderungsprozessen der Gesellschaft, Wirtschaft, Politik und Kultur auf.

LEISTUNGSANGEBOT

Natürlich sollte erstes Ziel der Beratungsleistung sein, in Ihrem Unternehmen (abteilungsübergreifend) und mit Ihren Partnern (externe Dienstleister wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Handelsvertreter oder ähnliche) medienbruchfreie Schnittstellen zu implementieren oder die vorhandenen zu optimieren um den jederzeitigen Zugriff der Berechtigten auf Dokumente, Organisationsplattformen oder bestenfalls Kollaborationsplattformen zu ermöglichen.

 

Wissen und den Zugriff auf dieses Wissen ist die entscheidende Komponente im nationalen wie internationalen Wettbewerb. Der Grad der Digitalisierung Ihrer Organisation nimmt bei immer stärker zunehmenden Verwaltungsaufgaben der Unternehmen (Datenschutz, Verfahrensdokumentation, Statistiken für Ministerien und Kammern- und Verbände und etc.)  großen Einfluss auf Ihre Kostenstruktur.

 

Hierbei spielen Softwarelösungen wie Dokumentenmanagementsysteme (DMS), Warenwirtschafts- und Kassensysteme, Zeiterfassungssysteme für Mitarbeiter, Kollaborationsplattformen, Online-Shops, Personaleinsatz- und Auftragsplanungstools und auch die E-Mail und Belegarchivierung eine wesentliche Rolle.

 

Gemeinsam erarbeiten wir nach einer erfolgten IST-Aufnahme eine mögliche SOLL-Studie.

Ihre zeitliche und finanzielle Kapazität entscheidet über das weitere Vorgehen.

Wenn Digital, dann auch richtig – Arvato Scan-Truck

Vor-Ort-Service mit dem Scan-Truck –
Aktendigitalisierung mobil, sicher und effizient

Bisher mussten Unternehmen, die ihr Aktenarchiv digitalisieren lassen wollten, die wichtigen Unterlagen erst aufwendig verpacken und dann für längere Zeit zu einem Dienstleister schicken. Mit dem Arvato Scan-Truck gibt es nun eine modere und sichere Lösung: Der erste mobile Digitalisierungsservice Deutschlands fährt direkt auf das Firmengelände.

Ein digitales Aktenarchiv bietet Ihnen zahlreiche Vorteile. Zum Beispiel können Sie Dokumente gezielt und schnell durchsuchen oder nach ihrer Art – Vertrag, Rechnung etc. – sortieren. In digitalen Akten finden Sie wichtige Informationen mit einem Klick, statt unzählige Ordern durchsehen zu müssen. Das komplette Archiv findet Platz auf einem kompakten Speichermedium. Darüber hinaus haben Sie uneingeschränkten Zugriff auf die Daten, vom Computer im Büro ebenso wie mobil über ihr Smartphone.

Mit dem Avarto Scan-Truck können Sie sich diese Vorteile erschließen, ohne dass Ihre wertvollen Unterlagen Ihr Firmengelände verlassen müssen: Ihre Dokumente werden unter höchsten Sicherheitsauflagen direkt bei Ihrem Unternehmen digitalisiert – kein Verpacken, kein Transportrisiko und Sie haben jederzeit kurzfristig Zugriff auf benötigte Akten.

Elf Arbeitsplätze stehen für die Vorbereitung und Digitalisierung Ihrer Akten zur Verfügung; unser Hochleistungsscanner verarbeitet bis zu 100.000 A4 Seiten täglich. So können wir Ihr komplettes Archiv in wenigen Tagen bearbeiten und ein effizientes Dokumentenmanagement möglich machen. Dabei greifen wir auf unsere große Erfahrung als ein führender Partner für digitale Service zurück. Durch den Scan-Truck wird diese Expertise nun mobil.

Und so

funktioniert es

Sie übergeben die Akten direkt auf Ihrem Firmengelände an unsere Mitarbeiter, die sie in speziellen Container zum Scan-Truck fahren. Der Truck ist nur für autorisierte Personen zugänglich.

Wir bereiten Ihre Akten für den Scanner vor. Zum Beispiel entfernen wir Heftklammern und glätten das Papier.

Die vorbereiteten Dokumente werden von unserem Hochleistungsscanner verarbeitet.

Wir übergeben Ihnen Ihre digitalen Dokumente. Sie können sie in jedem gängigen Format erhalten, zum Beispiel als PDF/A oder TIFF.

Unser Know-How /

Ihre Vorteile:

Die Digitalisierung Ihrer Akten ist die Basis für ein effizientes Dokumentenmanagement.

Alle Unterlagen auf einem kompletten Speichermedium, alle Informationen auf einen Klick.

Uneingeschränkter Zugriff auf die Daten, auch mobil Machen Sie den nächsten Schritt in Richtung Informationsmanagement der Zukunft.