VERFAHRENS-

DOKUMENTATION

Verfahrensdokumentation zur Pflichterfüllung oder Ihr Einstieg in die Organisations- und Ablaufoptimierung und Digitalisierungsstrategie Ihres Unternehmens

 

 

Jedes Unternehmen in Deutschland, das steuerlich relevante elektronische Dokumente nach den Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) aufbewahrt, muss eine Verfahrensdokumentation vorhalten.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

In einer Verfahrensdokumentation sind organisatorisch und technisch die gewollten Prozesse der IT-gestützten Buchführung und der Aufbewahrung zu beschreiben. Hierbei ist detailliert erfasst, wie steuer- und handelsrechtlich relevante Informationen im Unternehmen entstehen, empfangen, verarbeitet und aufbewahrt werden.

Die Verantwortlichkeit für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation liegt in der Geschäftsführung der Unternehmung.

Welchen Zweck erfüllt die Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation bietet den Unternehmen den notwendigen Nachweis, dass ihre IT-gestützte Buchführung und die Aufbewahrung von Daten und Belegen die in den GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze erfüllen.

Die Buchführung und Belegablage in Unternehmen muss in angemessener Zeit für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar und nachprüfbar sein.

Insbesondere wir dies im Rahmen einer Betriebsprüfung notwendig werden.

Welche Inhalte gehören in die Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation besteht in der Regel mindestens aus den folgenden Inhalten:

 

  • Allgemeine Beschreibung
    • Wie ist das Unternehmen organisiert?
    • Welcher Mitarbeiter ist für welche Organisationseinheit/Aufgaben verantwortlich?
    • Wer führt welche einzelnen Arbeitsschritte, wie aus?

 

  • Anwenderdokumentation
    • Wie sind die eingesetzten IT sach- bzw. organisationsgerecht zu bedienen?

 

  • Technische Systemdokumentation
    • Welche Hardware, Netzinfrastrukturen etc. werden genutzt?
    • Welche Software kommt zum Einsatz (Warenwirtschaft, Kassensystem oder anderweitiges Vorerfassungssystem, Buchführungssoftware, Zeiterfassungssystem und auch Dokumentenmanagementsysteme)?
    • Wie werden Daten archiviert (Cloud, on premise, oder Portallösungen)?
    • Wie arbeiten die verschiedenen Bereiche der IT zusammen (Dokumentation der Schnittstellen)?
    • Wie sind die Daten strukturiert?

 

  • Betriebsdokumentation
    • Wie werden Belege organisiert?
    • Wie wird sichergestellt, dass die Vorgaben der Anbieter von Software etc. eingehalten werden?

 

Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Als DV-System im Sinne der GoBD zählen dabei sowohl das Hauptbuchführungssystem als auch die Vor- und Nebensysteme, wie zum Beispiel Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kassensystem, Warenwirtschaft, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem und Dokumentenmanagementsystem (einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen). Auch eine Beschreibung des Vorgehens zur Datensicherung sowie des Internen Kontrollsystems gehört in die Verfahrensdokumentation.

Wie ist die Dokumentation aktuell zu halten?

Die Verfahrensdokumentation ist ebenso wie ihre Anhänge und Anlagen ständig aktuell zu halten. Bei Veränderungen der Prozesse, des IT-Systems, des Betriebs oder der Nutzung muss überprüft werden, ob die Verfahrensdokumentation noch mit der tatsächlich eingesetzten IT-Lösung übereinstimmt. Gegebenenfalls ist die Dokumentation anzupassen.

Wie lange muss die Verfahrensdokumentation aufbewahrt werden?

Die Verfahrensdokumentation gehört zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen im Sinne von § 257 Abs. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 AO. Entsprechend ist sie über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren in Form sämtlicher Versionen aufzubewahren.

Welche Folgen hat es für ein Unternehmen, wenn es keine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation vorlegen kann?

Die Folgen können weitreichend sein. Insbesondere sind Bußgelder oder Hinzuschätzungen durch Betriebsprüfungen zu nennen.

Welchen Profit kann mein Unternehmen aus der Pflicht zur Erstellung ziehen?

Geben Sie uns gemeinsam die Möglichkeit Ihr Unternehmen organisatorisch zu beraten. Ihre Prozessabläufe, insbesondere im Hinblick auf Optimierungen, sollten Sie regelmäßig überprüfen.

Hierbei ist der Einsatz modernster, medienbruchfreier IT- und DV-Systeme förderlich.

 

Gerne beraten wir Sie ausführlich, auch der Einsatz von Fördermitteln wird von uns hierbei überprüft.

 

Organisations- und Prozessoptimierung, Einführung einer Digitalstrategie und gleichzeitig die Pflichterfüllung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation.

 

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